El libro del edificio: desde cuándo es obligatorio en Madrid y cómo conseguir una copia
En la Comunidad de Madrid el libro del edificio es obligatorio desde antes que en el resto de España, y hay un sitio donde por ley tiene que haber un ejemplar: el Ayuntamiento del municipio. Qué lleva dentro, por qué no es el libro de actas, qué pasa si el edificio es anterior a 1999 y quién tiene que actualizarlo cuando se hace una obra en los elementos comunes.
El libro del edificio es uno de esos documentos de los que nadie se acuerda hasta que alguien lo pide: el técnico que va a firmar la ITE, el comprador de un piso, el que prepara la solicitud de una ayuda. Y entonces llega la pregunta a la junta, y casi siempre la respuesta es la misma: no sabemos si lo tenemos.
Esta guía va de eso. Qué es, desde cuándo hay obligación de tenerlo en la Comunidad de Madrid, que no es la misma fecha que en el resto de España, qué lleva dentro, y dónde hay por ley un ejemplar al que se puede acudir cuando en el edificio no aparece.
Primero, lo que más se confunde: no es el libro de actas
Son dos cosas distintas, de dos leyes distintas, y las guarda gente distinta.
- El libro de actas recoge los acuerdos de la junta. Lo regula el artículo diecinueve de la Ley de Propiedad Horizontal, que exige un libro «diligenciado por el Registrador de la Propiedad», y lo custodia el secretario. Ese mismo artículo obliga además a conservar «durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones».
- El libro del edificio describe el edificio: cómo está construido, con qué materiales, cómo se usa y se mantiene, y qué hacer si pasa algo. No lo escribe la comunidad, lo forma la dirección facultativa mientras se construye.
Quien suele tener a mano los dos es el administrador: el artículo veinte de la misma ley le encarga «custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad». Así que la primera llamada, antes de dar nada por perdido, es siempre al administrador.
Desde cuándo es obligatorio: en Madrid, antes que en el resto de España
Esto es lo que casi ninguna guía general cuenta bien, porque suele explicar solo la norma estatal. En Madrid se solapan dos:
La norma madrileña, que llegó primero. La Ley 2/1999, de 17 de marzo, de Medidas para la Calidad de la Edificación crea el libro del edificio en su artículo 13. Se publicó en el Boletín de la Comunidad el 29 de marzo de 1999 y entró en vigor a los cinco meses de esa publicación, es decir, a finales de agosto de 1999. Su disposición transitoria marca la frontera con precisión: los proyectos visados antes de su entrada en vigor se rigen por lo que estuviera vigente entonces. Y se aplica a los edificios «que se construyan, reformen o rehabiliten» en la Comunidad, no solo a la obra nueva.
La norma estatal, ocho meses después. La Ley de Ordenación de la Edificación se publicó el 6 de noviembre de 1999 y entró en vigor a los seis meses, el 6 de mayo de 2000. Su artículo 7 cierra con la frase que lo define: toda esa documentación, «que constituirá el Libro del Edificio, será entregada a los usuarios finales del edificio». Y su disposición transitoria primera pone la frontera en la licencia: se aplica a las obras para cuyos proyectos se solicite licencia de edificación a partir de esa fecha.
Dicho en claro, para una comunidad de Madrid:
- Edificio con proyecto visado a partir de finales de agosto de 1999: debería tener libro del edificio por la ley madrileña.
- Edificio con licencia solicitada a partir del 6 de mayo de 2000: además, por la ley estatal.
- Edificio anterior: no hay libro del edificio que reclamar. Lo que sí le toca es el informe de evaluación, y eso va por otro camino: cómo saber si a tu edificio le toca la ITE en Madrid.
Qué lleva dentro
El contenido no es libre. El Decreto 349/1999, de 30 de diciembre, publicado en el Boletín de la Comunidad el 14 de enero de 2000, fija el índice y manda que tenga como mínimo dos volúmenes: uno con la información y otro con el archivo de documentos. El índice es este:
| Parte | Qué contiene |
|---|---|
| Portada | Identificación del edificio |
| Parte I | Características del edificio: del conjunto y de cada unidad de ocupación |
| Parte II | Normas e instrucciones de uso, conservación y mantenimiento |
| Parte III | Normas e instrucciones de actuación en caso de siniestro o emergencia |
| Parte IV | Registro de documentos |
Y el artículo 13 de la Ley 2/1999 detalla qué papeles se van metiendo durante la obra: el traslado de las anotaciones significativas del libro de órdenes, los planos de lo realmente ejecutado, las normas de uso y mantenimiento del proyecto completadas por la dirección facultativa y por los suministradores, las calidades de los materiales utilizados y las garantías de constructores y proveedores, y las normas de actuación en caso de siniestro.
Fíjate en dos de ellos, porque son los que más valen años después. Los planos de lo realmente ejecutado, no los del proyecto: la diferencia entre los dos es exactamente lo que explica que una bajante no esté donde debería. Y las garantías de los materiales, que es lo primero que se busca cuando una lámina de cubierta falla antes de tiempo.
No lo tenemos: dónde hay un ejemplar
Aquí está la parte práctica que casi nadie conoce, y es la mejor noticia de este artículo. El artículo 14 de la Ley 2/1999 reparte tres ejemplares, y uno de ellos está fuera del edificio:
- En el Ayuntamiento. Cuando el edificio está en condiciones de uso definitivo, un ejemplar se deposita «en todo caso, bajo la responsabilidad del director facultativo, en el Ayuntamiento del término municipal donde estuviera ubicado el edificio».
- Al propietario, que «lo tendrá siempre a disposición de los usuarios que tengan interés en consultarlo».
- Al presidente, si hay comunidad de propietarios, «en su calidad de representante de la misma».
Y el apartado 4 del mismo artículo es la pieza que lo cierra: no se otorgan licencias de primera ocupación si no consta que el libro se ha depositado en el Ayuntamiento. Es decir: si el edificio obtuvo su licencia de primera ocupación después de agosto de 1999, ese depósito tuvo que existir para conseguirla.
Así que el orden sensato para buscarlo es: administrador, presidente saliente y archivo de la comunidad; después, el Ayuntamiento, dentro del expediente de la licencia; y en paralelo, la dirección facultativa de la obra, si se sabe quién fue y sigue localizable.
Si el edificio es anterior: el libro del edificio existente
Para los edificios que no tienen libro porque se construyeron antes, existe otra figura con nombre parecido y finalidad distinta: el libro del edificio existente para la rehabilitación, definido en el Real Decreto 853/2021. No es un documento histórico, es un diagnóstico. Según su artículo 50, se organiza en dos bloques:
- Bloque I: las características constructivas, el estado de conservación y mantenimiento, las deficiencias observadas, el comportamiento energético mediante el certificado de eficiencia energética, y las instrucciones de uso y mantenimiento.
- Bloque II: el diagnóstico del potencial de mejora y un plan de actuaciones «por fases priorizada y valorada económicamente».
Esa última frase es la que lo hace útil de verdad para una junta, y conviene leerla dos veces: obras por fases, ordenadas por prioridad y con un precio en cada una. Es la diferencia entre llegar a la junta con una cifra única que asusta y llegar con un orden.
Dos detalles que ahorran dinero y confusión:
No siempre hay que hacer uno nuevo. El propio artículo 50 admite que, si el municipio o la comunidad autónoma tienen un modelo propio de inspección técnica o de informe de evaluación del edificio que cubra todo lo que pide su anexo I, se admite ese modelo en sustitución, y si solo lo cubre en parte, se incorpora y se completa el resto. En Madrid, donde el informe de evaluación está regulado y registrado, eso evita duplicar el trabajo del técnico.
La ayuda que lo pagaba está cerrada. El real decreto creó un programa específico para subvencionar su redacción, y el artículo 53 fijó la cuantía máxima: 700 euros más 60 euros por vivienda en edificios de hasta veinte viviendas; 1.100 euros más 40 euros por vivienda, con un tope de 3.500 euros, en los de más de veinte; y hasta un 50 % más si el edificio no tenía inspección técnica ni informe de evaluación. En la Comunidad de Madrid, ese programa (el 5) tiene el plazo de solicitudes finalizado, igual que los programas 3 y 4. Antes de contar con ello, mira qué hay abierto de verdad en ayudas a la rehabilitación en Madrid.
Aun así, esas cifras sirven para algo: son la referencia oficial de lo que la Administración considera que cuestan los honorarios de redactarlo. Es el mejor baremo que hay para juzgar si un presupuesto de libro del edificio es razonable.
Lo que casi nadie hace: actualizarlo después de la obra
Y aquí está la obligación que se incumple en prácticamente todos los edificios. El artículo 14.3 de la Ley 2/1999 no dice que el libro se guarde: dice que se complete. Los ejemplares «se irán completando o actualizando con la documentación técnica que posteriormente se redacte para llevar a cabo obras de ampliación, reforma o rehabilitación de todo el edificio o alguna de sus plantas, o de intervención en sus elementos comunes».
Una rehabilitación de fachada, una impermeabilización de cubierta, una línea de vida nueva: todo eso es intervención en elementos comunes, y su documentación tiene que acabar en el libro. No por formalismo. Porque dentro de doce años, cuando aparezca una humedad, lo que decidirá si se repara en una mañana o se investiga durante tres semanas es si alguien guardó el plano de lo que se hizo y la garantía del material.
Por eso en nuestras obras la documentación de lo ejecutado se entrega por escrito, con fotos del antes y el después, las fichas de los materiales y sus garantías, y los certificados de lo que se haya anclado a la cubierta. Qué papeles conviene pedir a cualquier empresa antes de contratarla, y no después, está en qué documentación exigir a una empresa de trabajos en altura.
Resumen para llevar a la junta
- El libro del edificio y el libro de actas son cosas distintas. El de actas lo lleva el secretario; el del edificio lo formó la dirección facultativa durante la obra.
- En Madrid la obligación empieza antes que en el resto de España: proyectos visados desde finales de agosto de 1999.
- Si el edificio es posterior, hay un ejemplar depositado en el Ayuntamiento, porque sin ese depósito no se concedía la licencia de primera ocupación.
- Si es anterior, no hay libro que reclamar; lo que toca es el informe de evaluación, y la calculadora de la ITE da el año.
- Después de cada obra en elementos comunes, el libro hay que actualizarlo. Es la obligación más barata de cumplir y la que más dinero ahorra a diez años.
Si lo que tenéis delante es una ITE a la vuelta de la esquina y no sabéis en qué estado está el edificio, el orden que funciona es mirar primero y decidir después: cómo preparar el edificio antes de la ITE, y una inspección de fachada con informe que deje por escrito qué hay y en qué orden conviene arreglarlo.
